5 consejos para un BPO exitoso

Las empresas generalmente eligen externalizar operaciones que no están en el centro de su organización, al identificar tu enfoque principal, puedes decidir si el Business Process Outsourcing te permitiría cambiar ese enfoque por alguno que requiera más atención, como construir relaciones comerciales.

Hacer que otra empresa complete sus procesos comerciales por ti es Business Process Outsourcing (BPO). Algunos procesos comúnmente externalizados incluyen nóminas, call center y tareas administrativas. Permitir que una compañía externa maneje estas cosas libera recursos, tiempo y dinero dentro de tu negocio para que pueda enfocarlo en otra parte de la organización. Muchas veces, la compañía externa proporciona estos servicios mucho más barato de lo que se invierte en un departamento interno.

Beneficios Vs. riesgos

Los riesgos involucrados con BPO hacen que muchas empresas mantengan procesos dentro de la organización. Sin embargo, es posible mantener los riesgos al mínimo con una planificación cuidadosa antes de comenzar el proceso de subcontratación. Algunos riesgos incluyen problemas de calidad y costos, garantía de privacidad y seguridad, y la pérdida de personal o conocimiento para realizar la tarea en el futuro. Asegurarse de reemplazar a las personas mientras se mantiene el mismo conjunto de habilidades reduce el riesgo a largo plazo de llevar la tarea de regreso a la empresa. La mejor manera de garantizar la privacidad y la protección del conocimiento intelectual es investigar a la compañía involucrada en su tercerización. Debes asegurarte de que los derechos de autor o las patentes protejan a tu capital intelectual para reducir los riesgos relacionados con el intercambio de conocimientos. Haz que un abogado revise cualquier contrato para asegurarte de se protejan las áreas importantes.

Outsourcing de Gestión de Proyectos de TI

El outsourcing no es exactamente una nueva tendencia, pero se está volviendo más convencional y culturalmente aceptado, particularmente en el área de TI y Gestión de Proyectos de TI. Uno de los mayores desafíos es localizar a las personas adecuadas y dominar la gestión efectiva de las fuentes externas, lo que puede parecer desalentador y llevar mucho tiempo; puedes caer en la trampa de asumir que es mejor hacerlo todo usted mismo en lugar de asumir estos nuevos desafíos. Pero no tiene por qué ser así. He aquí 5 consejos que deberían ayudar a garantizar el éxito de cualquier iniciativa de outsourcing de procesos de negocio.

1. No te concentres en el costo

Encontrar al candidato o proveedor adecuado por debajo de tu presupuesto cuando está considerando la externalización de procesos comerciales es tentador, pero no cometas este error. Aún puedes mantenerte dentro del presupuesto si te concentras en la calidad de los resultados esperados y en un precio razonable que puedas pagar.

2. Incorpora técnicas de entrevistas de outsourcing

No es necesario realizar una entrevista completa cuando se considera un candidato subcontratado calificado. Sin embargo, puedes alinear un conjunto de preguntas que consideres importantes para el alcance del proyecto. Entra en contacto con clientes anteriores y obtén comentarios valiosos que pueden afectar tu decisión. Cuando verificas las referencias, es bastante fácil obtener una opinión honesta sobre el valor del trabajo que el candidato proporcionó antes.

3. Encuentra candidatos ideales para proyectos específicos

No te concentres en el proyecto en su conjunto; en su lugar, divídelo en categorías y agrupa tareas que requieran el mismo conjunto de habilidades. Elije miembros del equipo que tengan experiencia en las áreas de categorías específicas que necesitan el proyecto.

4. Asegúrate de comunicar claramente  tu proyecto

Es difícil obtener los resultados que necesitas si los detalles de su proyecto son confusos. No es raro que los gerentes de proyectos que están considerando la subcontratación de procesos de negocios se encuentren en una pesadilla de proyectos porque no comunicaron las necesidades y objetivos adecuadamente. Evalúa las tareas y asegúrate de que estén configuradas en una posición que te brinde los resultados que necesitas.

5. Mantén expectativas realistas

Es fácil quedar atrapado en la presión del proyecto, especialmente con la subcontratación de procesos comerciales. Mantén el enfoque y sé lo más claro posible sobre los requisitos del proyecto. Siempre proporciona toda la información necesaria para completar las tareas con éxito. No fuerces programas poco realistas porque inevitablemente afectarán el costo general del proyecto cuando las cosas salgan mal.

Los beneficios de BPO superan con creces los riesgos cuando las empresas lo usan correctamente. Los principales beneficios vienen en forma de tiempo y empleados para otros proyectos. Utilizarás menos recursos propios, ahorrando tiempo y dinero. Este tiempo y dinero se destinan al enfoque de tu nueva empresa, haciendo que tu negocio tenga más éxito en todas las áreas.