6 consejos para juntas más breves y un liderazgo más potente, por Israel Silva.
A todos nos da gusto regresar, poco a poco, a la “normalidad”: al mundo lejano en que vivíamos todos en 2019, que ahora aparece en el subconsciente colectivo como historia antigua. Así como el 9/11 cambió el mundo en muchas maneras, la crisis global del COVID-19 transformó la manera en que nos relacionamos unos con otros.
La realidad pura y llana es que nunca regresaremos a la “normalidad”. Más bien, entraremos a una nueva era en donde los parámetros de relación, la forma de comunicación y las jerarquías de valor social son distintos. Tras las grandes crisis globales siempre viene un renacimiento: abraza el cambio y aprovecha lo que hemos aprendido. Que un año de pandemia no te pase en vano.
La tendencia implica un cambio en los paradigmas directivos. La propuesta es sencilla: en el mundo post-pandemia, reduce el tiempo de juntas y comités… y aumenta el tiempo en crear conexiones.
1. ¿Realmente es necesaria esta reunión?
Antes de la pandemia era común viajar a otra ciudad para tener una reunión de una hora, y que la agenda estuviera llena, de piso a techo, de juntas, dejando poco tiempo para trabajo real y para conexiones personales.
Después de la pandemia aprendimos que muchas reuniones pueden ser virtuales y de quince minutos. Las reuniones son para poner al tanto a un equipo o para tomar decisiones estratégicas, pero deben evitarse si no hay material que las justifique. Las reuniones hoy deben ser más efectivas y veloces, dejando espacio suficiente para otras labores directivas, operativas y gerenciales.
2. Ten una agenda. Comunícala. Cúmplela.
Una buena reunión tiene dos o tres puntos en la agenda, y éstos deben comunicarse por adelantado o, en su defecto, al inicio de la reunión. El líder de la reunión debe ser transparente en cuanto a la hora de inicio y término (¡y ser muy puntual!). Olvídate de las reuniones sorpresa o aquellas en donde la gente no sabe a lo que va. Aunque puede ser tentador “tener el control”, en realidad lo que causa es estrés e incomodidad.
3. Evita la regla del decibel
n una junta siempre existen personas que hablan más y con mayor volumen: son personas que están acostumbradas a que su opinión sea escuchada y a tener la última palabra. No hay nada malo en esto, necesariamente. El problema es que existen otras personas que son más tímidas y menos asertivas, y que no suelen levantar la mano o la voz.
Tu tarea como moderador es dar voz a estas personas, y moderar a aquellos que comen tiempo y se alargan en sus propias opiniones.
Hacer esto es relativamente sencillo: pregunta directamente a los que no hablan, sobre todo cuando su opinión es relevante al caso. Al final, realiza una votación sencilla, de forma que no “ganen” la reunión solo los que saben gritar.
4. Utiliza la diversidad con inteligencia
Una junta o un comité funcionan bien cuando las personas, en conjunto, crean mayor riqueza que de forma individual. Busca activamente la diversidad y la multidisciplinariedad… ¡y después hazla valer! Aunque al final todos tengan un voto, es importante que cada persona manifieste con claridad el conocimiento específico dentro de su área: que el médico aporte sobre temas de salud, el comunicador sobre temas de comunicación y el abogado sobre los temas legales.
La opinión desinformada puede convertirse en un verdadero peso que arrastra las juntas al agujero negro de la desesperación.
5. Concluye con tareas
Una reunión que no termina con una lista de tareas concretas es una reunión perdida. Siempre pon los acuerdos por escrito y comparte con todos los involucrados. Ahora da seguimiento: esta lista puede ser la base para la agenda de la siguiente reunión.
6. Por último: ¡menos juntas y más conexión!
La tendencia de liderazgo personalizado toma más y más fuerza en la era post-covid. Mantén las reuniones grupales tan breves (y tan pocas) como te sea posible, y habla uno a uno con las personas, generando conexiones reales que construyan riqueza más allá de las reuniones.
Busca espacios personales, también breves, para escuchar a tus colaboradores, sus historias, sus ideas y sus preocupaciones. Tómate un café, camina con ellos y llámales por su nombre. Pregúntales por sus hijos y por sus hobbies. Recuerda que la comunicación no es una técnica, sino una relación. En tanto que la relación con las personas con las que trabaja se mantenga sana y real, los problemas se resolverán con mayor facilidad y sin perder la visión y misión propias de tu negocio.
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