La nómina es uno de los documentos más importantes dentro de una empresa, ya que ahí se lleva un control de todas las retenciones, por ley y adicionales, del salario de los empleados.
La nómina es una obligación legal para cualquier empresa en México establecida en:
- Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II).
- Código Fiscal de la Federación (artículo 67).
- Ley del Seguro Social en México (artículo 15).
He aquí los puntos clave que la componen y que debes considerar al realizar la nómina de la empresa.
1. Percepciones necesarias para trabajar
Esto se compone de todos los ingresos a los cuales el trabajador tiene derecho debido al trabajo realizado y a su desempeño en el mismo, esto puede ser:
- Sueldo
- Prestaciones sociales al trabajador
- Prestaciones laborales
- Horas extra
2. Deducciones
Las deducciones son todos los conceptos por los cuales se retendrá parte del pago del trabajador, siempre de acuerdo con la ley en la materia y sin que afecten a los trabajadores involucrados.
Por ejemplo:
- Retención de Impuestos (SAT)
- Retención de Seguro Social (IMSS)
3. Periodicidad de la nómina
La periodicidad de la nómina se puede realizar de 3 maneras distintas:
3.1. Por periodo:
- Semanal
- Catorcenal
- Quincenal
- Mensual
3.2. Por tipo de percepción:
- Extraordinaria: Por ejemplo, aguinaldo y/o Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).
- Ordinaria: Sueldos comunes.
- Nómina de socios
- Personal de base
- Personal eventual
4. Proceso de elaboración de la nómina
- Definir periodos de pago y calendarios.
- Dar de alta a nuevos empleados y clasificarlos según su tipo.
- Del sueldo final de los empleados tomar en cuenta las faltas, incapacidades, horas extras, permisos con o sin goce de sueldo, vacaciones, etc.
- Calcular pagos extras o descuentos adicionales que deban realizarse.
- Calcular de manera previa la nómina.
- Volver a calcular y generar ajustes necesarios.
- Obtener reportes y archivos necesarios.
- Realizar el pago a los empleados.
- Cerrar nómina y declarar los pagos mensuales.
La nómina tiene una alta importancia ya que define los sueldos y salarios del activo más importante de la empresa: sus empleados. Recuerda que hacer un cálculo correcto te ayudará a evitar penalizaciones por faltas a leyes y reglamentos, y evitará que afectes a tus empleados.
Como ves, hay que tomar en cuenta muchos factores, es por eso que recomendamos que si no tienes a alguien con el conocimiento necesario, acudas a los expertos.
